3 Việc bắt buộc bạn phải làm nếu muốn thuê mặt bằng để làm phòng khám

Thuê mặt bằng phòng khám được một địa điểm đẹp chưa có nghĩa là đã chọn đúng nơi để mở phòng khám. Trên thực tế, nhiều chủ đầu tư vội ký hợp đồng vì mặt tiền rộng, vị trí đông dân cư hoặc giá thuê hấp dẫn, nhưng đến khi triển khai thiết kế mới phát hiện diện tích sử dụng không đủ, mặt bằng khó phân chia phòng chức năng, hệ thống kỹ thuật không phù hợp hoặc không đáp ứng định hướng chuyên môn ban đầu.

Vì vậy, trước khi thuê mặt bằng phòng khám, chủ đầu tư không nên chỉ khảo sát vị trí và thương lượng giá. Ba việc quan trọng cần thực hiện là xác định rõ mô hình hoạt động, đánh giá khả năng bố trí công năng và kiểm tra pháp lý cùng các điều khoản cải tạo.

Đây là bước nền giúp hạn chế chi phí phát sinh, tránh phải thay đổi phương án giữa chừng và tạo thuận lợi cho quá trình thiết kế, thi công, vận hành cũng như xin giấy phép hoạt động.

Vì sao không nên ký thuê mặt bằng phòng khám quá sớm?

Quyết định thuê mặt bằng phòng khám thường được đưa ra trong giai đoạn chủ đầu tư đang háo hức bắt đầu dự án. Tuy nhiên, càng vội thuê mặt bằng phòng khám, nguy cơ bỏ sót các giới hạn về công năng, kỹ thuật và hợp đồng càng cao.

Mỗi loại hình phòng khám có yêu cầu khác nhau về diện tích, số lượng phòng, trang thiết bị, nhân sự và phạm vi chuyên môn. Phòng khám nha khoa không thể tổ chức công năng giống phòng khám da liễu; cơ sở chỉ tư vấn, khám bệnh cũng có nhu cầu khác với phòng khám thực hiện thủ thuật, tiểu phẫu hoặc có khu lưu người bệnh.

Luật Khám bệnh, chữa bệnh năm 2023 và Nghị định 96/2023/NĐ-CP đang là những căn cứ pháp lý quan trọng đối với hoạt động của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Nghị định quy định điều kiện cấp phép gắn với loại hình tổ chức, phạm vi hoạt động, nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị. Vì vậy, chủ đầu tư cần đối chiếu mô hình thực tế thay vì áp dụng một tiêu chuẩn diện tích chung cho mọi phòng khám.

Nếu ký hợp đồng thuê mặt bằng phòng khám trước khi có phương án sơ bộ, chủ đầu tư có thể gặp các tình huống như:

• Diện tích ghi trên hợp đồng lớn nhưng diện tích sử dụng thực tế bị giảm bởi cột, thang bộ, hộp kỹ thuật hoặc khu vực chung.
• Không bố trí đủ phòng khám, phòng điều trị, khu vô trùng, kho và khu phụ trợ.
• Mặt bằng thiếu công suất điện, đường cấp thoát nước hoặc khả năng thông gió.
• Chủ nhà không cho thay đổi mặt tiền, vách ngăn hay hệ thống kỹ thuật.
• Chi phí cải tạo quá cao so với ngân sách dự kiến.
• Thời hạn thuê quá ngắn, không đủ để thu hồi khoản đầu tư thiết kế và thi công.

Nói thẳng, một mặt bằng đẹp nhưng không thể tổ chức đúng công năng thì vẫn là mặt bằng không phù hợp.

Việc 1: Xác định rõ mô hình trước khi thuê mặt bằng phòng khám

Trước khi tìm kiếm hoặc thuê mặt bằng phòng khám, chủ đầu tư cần trả lời ba câu hỏi: Phòng khám thuộc chuyên khoa nào? Dự kiến thực hiện những kỹ thuật gì? Quy mô vận hành ra sao?

Đây là cơ sở để tính toán mặt bằng mở phòng khám một cách thực tế, tránh lựa chọn địa điểm theo cảm tính rồi phải thay đổi toàn bộ kế hoạch sau khi đã đặt cọc.

Xác định chuyên khoa dự kiến hoạt động

Bước đầu tiên khi thuê mặt bằng phòng khám là chốt loại hình chuyên khoa thay vì xem mặt bằng trước rồi mới quyết định dịch vụ.

Mỗi chuyên khoa sẽ kéo theo nhu cầu phòng chức năng và hệ thống kỹ thuật riêng. Chẳng hạn:

• Phòng khám nha khoa cần tính đến khu ghế nha, phòng chụp, khu vô trùng, kho vật tư và hệ thống cấp thoát nước cho thiết bị.
• Phòng khám da liễu, thẩm mỹ cần phân chia khu tư vấn, khám, điều trị, thủ thuật và các không gian hỗ trợ tương ứng.
• Phòng khám đa khoa cần tổ chức nhiều chuyên khoa, khu tiếp đón, phòng chờ, luồng di chuyển và hệ thống vận hành phức tạp hơn.
• Phòng khám có tiểu phẫu hoặc thủ thuật cần đánh giá kỹ về không gian chuyên môn, vệ sinh, trang thiết bị và các khu vực phụ trợ.

Việc xác định chuyên khoa từ đầu giúp chủ đầu tư lựa chọn mặt bằng phòng khám theo đúng nhu cầu, thay vì thuê một địa điểm theo cảm tính rồi cố “nhồi” công năng vào phần diện tích hiện có.

Xác định danh mục kỹ thuật và phạm vi chuyên môn

Danh mục kỹ thuật cần được dự kiến trước khi thuê mặt bằng phòng khám, bởi mỗi nhóm kỹ thuật có thể làm thay đổi yêu cầu về phòng chức năng và hạ tầng.

Khi tìm hiểu phòng khám cần những gì, nhiều người chỉ nghĩ đến quầy lễ tân, phòng khám và máy móc. Tuy nhiên, danh mục kỹ thuật dự kiến đăng ký mới là yếu tố ảnh hưởng lớn đến cách tổ chức không gian.

Nếu cơ sở chỉ thực hiện khám, tư vấn và điều trị thông thường, phương án công năng có thể gọn hơn. Ngược lại, khi có thủ thuật, tiểu phẫu, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh hoặc khu lưu theo dõi, nhu cầu diện tích, phòng chức năng và hạ tầng kỹ thuật sẽ tăng lên.

Do đó, trước khi thuê mặt bằng phòng khám, chủ đầu tư nên làm việc với người phụ trách chuyên môn và đơn vị tư vấn để xác định phạm vi hoạt động dự kiến.

Cách làm này cũng hỗ trợ quá trình nghiên cứu điều kiện mở phòng khám, quy định cấp phép phòng khám tư nhân và hồ sơ xin cấp giấy phép hoạt động sau này.

Ước tính quy mô vận hành trong ít nhất 3–5 năm

Kế hoạch thuê mặt bằng phòng khám nên dựa trên quy mô vận hành trung hạn, không chỉ dựa trên lượng khách trong vài tháng đầu.

Một mặt bằng vừa đủ ở thời điểm khai trương có thể trở nên chật chội chỉ sau một thời gian ngắn. Vì vậy, chủ đầu tư cần dự kiến:

• Số bác sĩ và nhân sự làm việc trong cùng một ca.
• Lượng khách tiếp nhận trung bình mỗi ngày.
• Số phòng khám, phòng tư vấn và phòng điều trị.
• Nhu cầu bố trí kho, khu nhân viên và khu hành chính.
• Khả năng bổ sung thiết bị hoặc mở rộng dịch vụ.
• Mức ngân sách dành cho setup phòng khám và vận hành ban đầu.

Không nhất thiết phải chọn mặt bằng quá lớn, nhưng nên có phương án sử dụng linh hoạt. Khi thuê mặt bằng phòng khám, tính toán dư địa phát triển hợp lý sẽ tiết kiệm hơn nhiều so với việc chuyển địa điểm sau khi thương hiệu đã hoạt động ổn định.

Việc 2: Khảo sát công năng trước khi thuê mặt bằng phòng khám

Sau khi xác định mô hình chuyên môn, bước tiếp theo là khảo sát mặt bằng phòng khám. Đây không phải buổi đi xem nhà thông thường mà là quá trình đo đạc, kiểm tra hiện trạng và thử bố trí các khu vực chức năng trên mặt bằng.

Kiểm tra diện tích sử dụng thực tế

Khi thuê mặt bằng phòng khám, diện tích sử dụng hữu ích quan trọng hơn con số diện tích quảng cáo.

Chủ đầu tư không nên chỉ dựa vào diện tích được môi giới hoặc chủ nhà cung cấp. Cần đo lại kích thước, xác định ranh giới sử dụng và ghi nhận các phần diện tích bị chiếm bởi:

• Cột, dầm và tường chịu lực.
• Cầu thang bộ, thang máy và sảnh chung.
• Hộp kỹ thuật, giếng trời và ban công.
• Nhà vệ sinh cố định.
• Khu vực không được phép cải tạo.
• Lối đi dùng chung với đơn vị khác.

Diện tích mở phòng khám cần được đánh giá theo diện tích sử dụng hữu ích, không chỉ theo tổng diện tích sàn.

Một mặt bằng 200m² nhưng chia nhỏ, nhiều cột hoặc có luồng giao thông bất tiện đôi khi khó triển khai hơn mặt bằng 160m² vuông vắn. Vì vậy, không có một con số diện tích chung phù hợp với tất cả các loại hình phòng khám.

Lên phương án bố trí công năng sơ bộ

Không nên thuê mặt bằng phòng khám khi chưa thử bố trí các khu vực chính trên bản vẽ hiện trạng.

Trước khi đặt cọc, đơn vị thiết kế nên tổ chức sơ bộ các khu vực gồm:

• Sảnh tiếp đón, quầy lễ tân và khu chờ.
• Phòng khám và phòng tư vấn.
• Phòng điều trị, phòng thủ thuật hoặc phòng tiểu phẫu tùy chuyên khoa.
• Khu vô trùng, kho sạch và kho vật tư.
• Khu vệ sinh dành cho khách và nhân viên.
• Phòng hành chính, phòng nhân sự hoặc khu nghỉ nhân viên.
• Khu kỹ thuật và vị trí đặt thiết bị.
• Hành lang, cửa ra vào và lối thoát nạn.

Bố trí công năng phòng khám cần đồng thời giải quyết trải nghiệm khách hàng, hiệu quả làm việc của nhân sự và yêu cầu chuyên môn.

Không nên ưu tiên hình thức mặt tiền hoặc khu lễ tân quá lớn rồi thu hẹp các phòng điều trị phía trong. Một thiết kế phòng khám đẹp nhưng thiếu công năng sẽ gây khó khăn khi vận hành và phát sinh nhiều lần sửa chữa.

Kiểm tra luồng di chuyển trong phòng khám

Luồng giao thông là phần dễ bị bỏ qua khi thuê mặt bằng phòng khám. Chủ đầu tư cần xem xét tối thiểu các luồng sau:

• Luồng khách từ cửa vào đến lễ tân, phòng chờ, phòng khám và khu thanh toán.
• Luồng làm việc của bác sĩ, điều dưỡng và nhân viên.
• Luồng di chuyển dụng cụ, vật tư và thiết bị.
• Luồng thu gom đồ đã sử dụng và chất thải.
• Luồng thoát người khi có sự cố.

Tùy loại hình và phạm vi chuyên môn, yêu cầu phân luồng sẽ khác nhau. Vì vậy, tiêu chuẩn thiết kế phòng khám cần được áp dụng theo đúng mô hình cụ thể, tránh sao chép nguyên trạng một dự án khác.

Mặt bằng có luồng giao thông hợp lý sẽ giúp hạn chế giao cắt, giảm thời gian di chuyển của nhân viên và tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn cho khách hàng.

Đánh giá hệ thống kỹ thuật và khả năng cải tạo

Một bước bắt buộc trước khi thuê mặt bằng phòng khám là đánh giá xem hệ thống kỹ thuật hiện có có thể đáp ứng phương án chuyên môn hay không.

Cải tạo mặt bằng phòng khám thường liên quan đến nhiều hạng mục hơn một văn phòng hoặc cửa hàng thông thường. Chủ đầu tư cần kiểm tra:

• Nguồn điện và công suất điện hiện có.
• Vị trí cấp nước, thoát nước và khả năng bổ sung đường ống.
• Hệ thống điều hòa, thông gió và hút mùi.
• Chiều cao trần sau khi đi hệ thống kỹ thuật.
• Khả năng lắp đặt thiết bị chuyên môn.
• Hệ thống phòng cháy, chữa cháy và lối thoát nạn.
• Khu vực tập kết rác và giải pháp vệ sinh.
• Khả năng thi công biển hiệu, mặt dựng và nhận diện thương hiệu.

Nếu mặt bằng cần đục sàn, thay đổi đường ống, gia cố tải trọng hoặc cải tạo lớn, chi phí thi công nội thất phòng khám có thể tăng mạnh.

Việc khảo sát kỹ giúp chủ đầu tư nhìn thấy chi phí thật trước khi ký hợp đồng, thay vì chỉ nhìn mức tiền thuê hàng tháng.

Việc 3: Kiểm tra pháp lý trước khi thuê mặt bằng phòng khám

Sau khi mặt bằng đã vượt qua vòng đánh giá công năng, chủ đầu tư mới nên đi sâu vào giấy tờ và hợp đồng.

Đây là bước bảo vệ khoản đầu tư dài hạn, đặc biệt khi chi phí mở phòng khám thường bao gồm tiền cọc, tiền thuê, thiết kế, xây dựng, nội thất, trang thiết bị, nhân sự và marketing.

Kiểm tra quyền sở hữu và quyền cho thuê

Dù đã ưng vị trí, chủ đầu tư chỉ nên thuê mặt bằng phòng khám sau khi xác minh người cho thuê có đủ quyền ký kết.

Cần kiểm tra thông tin của bên cho thuê, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền khai thác hợp pháp. Trường hợp người ký hợp đồng không phải chủ sở hữu, cần có giấy ủy quyền hoặc căn cứ pháp lý phù hợp.

Chủ đầu tư cũng nên làm rõ:

• Mặt bằng có đang tranh chấp, thế chấp hoặc bị hạn chế giao dịch hay không.
• Địa chỉ có thể sử dụng để đăng ký kinh doanh và làm hồ sơ hoạt động hay không.
• Tòa nhà hoặc khu dân cư có cho phép triển khai loại hình dịch vụ y tế hay không.
• Các quy định riêng về giờ hoạt động, biển hiệu, thang máy, chỗ đỗ xe và thi công.
• Hồ sơ hiện trạng của công trình có đầy đủ và thống nhất với thực tế hay không.

Quy định cấp phép phòng khám được áp dụng theo loại hình và phạm vi hoạt động cụ thể. Thủ tục cấp mới giấy phép hoạt động hiện được thực hiện theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh và Nghị định 96/2023/NĐ-CP; cơ sở phải chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Làm rõ quyền thiết kế và cải tạo mặt bằng

Quyền cải tạo phải được chốt bằng văn bản trước khi thuê mặt bằng phòng khám, không nên chỉ dựa vào lời hứa của môi giới hoặc chủ nhà.

Hợp đồng cần ghi rõ phạm vi được phép can thiệp, bao gồm:

• Quyền tháo dỡ hoặc bổ sung vách ngăn.
• Quyền cải tạo trần, sàn, tường và hệ thống điện nước.
• Quyền lắp đặt điều hòa, thông gió và thiết bị kỹ thuật.
• Quyền lắp biển hiệu, hộp đèn và nhận diện ngoài nhà.
• Quy định về tiếng ồn, thời gian vận chuyển vật tư và thi công.
• Trách nhiệm sửa chữa phần kết cấu hoặc hệ thống có sẵn.
• Nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng khi hết hợp đồng.

Nếu chủ nhà không đồng ý cho cải tạo những hạng mục thiết yếu, phương án thiết kế phòng khám đạt chuẩn rất khó triển khai dù vị trí kinh doanh có tốt đến đâu.

Thỏa thuận thời hạn thuê, giá thuê và thời gian miễn phí thi công

Bài toán thuê mặt bằng phòng khám chỉ hợp lý khi thời hạn thuê tương xứng với khoản đầu tư ban đầu.

Một hợp đồng phù hợp nên tạo đủ thời gian để chủ đầu tư hoàn thiện thiết kế, thực hiện các thủ tục liên quan, thi công, lắp đặt thiết bị và vận hành.

Các nội dung cần làm rõ gồm:

• Thời hạn thuê và quyền ưu tiên gia hạn.
• Mức đặt cọc, thời điểm thanh toán và điều kiện hoàn cọc.
• Chu kỳ điều chỉnh giá thuê và tỷ lệ tăng.
• Thời gian miễn hoặc giảm tiền thuê trong giai đoạn thi công.
• Mốc bàn giao mặt bằng và tiêu chuẩn bàn giao.
• Trách nhiệm khi công trình có sự cố.
• Điều kiện chấm dứt hợp đồng trước hạn.
• Cách xử lý chi phí đầu tư còn lại nếu bên cho thuê đơn phương lấy lại mặt bằng.

XEM THÊM: Báo giá thiết kế, thi công phòng khám trọn gói từ A-Z do Royal Palace triển khai

Khi thuê mặt bằng phòng khám, nên ưu tiên thời hạn đủ dài và cơ chế tăng giá rõ ràng. Đừng để một hợp đồng ngắn nhưng giá ban đầu rẻ biến thành khoản đầu tư đắt đỏ chỉ sau vài năm.

Bổ sung điều khoản xử lý khi mặt bằng không đáp ứng điều kiện triển khai

Đây là nội dung rất đáng cân nhắc nhưng thường bị bỏ quên.

Chủ đầu tư có thể thỏa thuận điều kiện đặt cọc hoặc ký hợp đồng gắn với kết quả khảo sát chuyên môn, khả năng cải tạo, thủ tục của tòa nhà và hồ sơ pháp lý của mặt bằng.

Ví dụ, hợp đồng có thể quy định phương án xử lý tiền đặt cọc khi bên cho thuê không cung cấp đủ giấy tờ, không bàn giao đúng hiện trạng hoặc không cho phép thực hiện các hạng mục cải tạo đã thống nhất.

Việc đưa điều kiện cụ thể vào hợp đồng cần được luật sư hoặc người có chuyên môn pháp lý rà soát. Royal Palace có thể hỗ trợ đánh giá thiết kế và công năng, nhưng kết luận pháp lý cuối cùng nên dựa trên hồ sơ thực tế và cơ quan có thẩm quyền.

Có nên thuê đơn vị thiết kế khảo sát trước khi ký hợp đồng?

Với dự án thuê mặt bằng phòng khám, khảo sát của đơn vị thiết kế giúp biến các nhận định cảm tính thành phương án có thể kiểm chứng.

Việc khảo sát đặc biệt cần thiết với mặt bằng có kết cấu phức tạp, nhiều tầng hoặc dự kiến triển khai chuyên khoa có nhiều phòng chức năng.

Chi phí khảo sát và lên phương án sơ bộ thường nhỏ hơn nhiều so với tiền cọc, tiền thuê chờ, chi phí phá dỡ và khoản đầu tư phải bỏ đi khi mặt bằng không phù hợp.

Một đơn vị có kinh nghiệm thiết kế phòng khám có thể hỗ trợ:

• Đo đạc và đánh giá hiện trạng.
• Kiểm tra khả năng phân chia phòng chức năng.
• Đề xuất luồng vận hành phù hợp.
• Dự kiến vị trí hệ thống kỹ thuật.
• Nhận diện các hạng mục khó cải tạo.
• Ước tính sơ bộ khối lượng và ngân sách thi công.
• Tư vấn lựa chọn phương án phù hợp giữa nhiều mặt bằng.

Đây là bước “thử mặt bằng trên giấy” trước khi chủ đầu tư bỏ tiền thật. Làm sớm một lần còn hơn sửa đi sửa lại — công trình y tế không phải chỗ phù hợp để vừa làm vừa đoán.

Royal Palace tư vấn khảo sát, thiết kế và thi công phòng khám

Royal Palace cung cấp giải pháp tư vấn, thiết kế và thi công cho phòng khám, nha khoa, cơ sở da liễu, thẩm mỹ và nhiều mô hình chăm sóc sức khỏe khác.

Dịch vụ tư vấnthuê mặt bằng phòng khám được triển khai từ bước khảo sát hiện trạng đến đề xuất công năng sơ bộ.

Ngay từ giai đoạn chuẩn bị thuê mặt bằng phòng khám, đội ngũ Royal Palace có thể phối hợp cùng chủ đầu tư để:

• Khảo sát hiện trạng và đo đạc mặt bằng.
• Phân tích nhu cầu chuyên môn và vận hành.
• Lên phương án bố trí công năng sơ bộ.
• Đánh giá khả năng cải tạo hệ thống kỹ thuật.
• Tư vấn phong cách, vật liệu và định hướng nhận diện.
• Dự toán các nhóm chi phí thiết kế, cải tạo và thi công.
• Phối hợp triển khai hồ sơ thiết kế theo phạm vi dự án.

Mục tiêu không chỉ là tạo ra một không gian đẹp mà còn giúp chủ đầu tư có cơ sở rõ ràng trước khi đưa ra quyết định đầu tư.

Khi công năng, kỹ thuật và kế hoạch vận hành được tính toán từ đầu, quá trình setup phòng khám sẽ chủ động, thuận lợi và hạn chế phát sinh hơn.

Kết luận

Thuê mặt bằng phòng khám là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế, ngân sách, tiến độ, khả năng vận hành và kế hoạch phát triển lâu dài. Vì vậy, đừng ký hợp đồng chỉ vì vị trí đẹp hoặc giá thuê đang “hời”.

Ba việc cần hoàn thành trước khi ký là:

1. Xác định đúng mô hình và phạm vi chuyên môn.
2. Khảo sát, lên phương án bố trí công năng.
3. Kiểm tra pháp lý và các điều khoản cải tạo, thời hạn thuê.

Chỉ khi cả ba nhóm vấn đề đều có câu trả lời rõ ràng, chủ đầu tư mới nên xuống tiền.

Nếu đang cân nhắc thuê mặt bằng phòng khám, hãy để Royal Palace khảo sát và đánh giá phương án trước khi ký hợp đồng. Một quyết định đúng từ đầu sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và công sức trong toàn bộ quá trình thiết kế, thi công và đưa phòng khám vào hoạt động.