Cách Phân Bổ Ngân Sách Mở Thẩm Mỹ Viện Để Không Bị Thiếu Vốn Giữa Chừng

Không ít chủ đầu tư chuẩn bị một khoản vốn khá lớn nhưng vẫn rơi vào tình trạng cạn tiền trước ngày khai trương. Nguyên nhân không hẳn vì tổng vốn quá ít, mà chủ yếu do ngân sách được sử dụng thiếu cân đối: đầu tư quá nhiều cho mặt bằng, nội thất hoặc máy móc nhưng lại không giữ đủ tiền dành cho nhân sự, marketing và vận hành.

Vì vậy, khi lập kế hoạch mở cơ sở, chủ đầu tư không chỉ cần trả lời câu hỏi “Mở thẩm mỹ viện cần bao nhiêu tiền?” mà còn phải xác định rõ “Phân bổ từng khoản thế nào và cần giữ lại bao nhiêu tiền để vận hành?”. Một kế hoạch phân bổ ngân sách mở thẩm mỹ viện rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp kiểm soát chi phí, hạn chế phát sinh và tránh phải vay thêm vốn khi công trình đang triển khai.

Vì sao mở thẩm mỹ viện dễ bị thiếu vốn giữa chừng?

Chi phí mở thẩm mỹ viện không chỉ gồm tiền thuê mặt bằng, thi công nội thất và mua máy móc. Phía sau đó còn rất nhiều khoản chi như đặt cọc, hồ sơ pháp lý, tuyển dụng, đào tạo, đồng phục, vật tư tiêu hao, quảng cáo, phần mềm quản lý và chi phí duy trì hoạt động trong những tháng đầu.

Một số nguyên nhân phổ biến khiến chủ đầu tư thiếu vốn giữa chừng gồm:

• Lập dự toán thiếu hạng mục hoặc chỉ dự tính những khoản chi lớn.

• Thuê mặt bằng trước khi kiểm tra khả năng bố trí công năng.

• Thay đổi thiết kế, vật liệu hoặc thiết bị trong quá trình thi công.

• Đầu tư quá nhiều máy móc khi chưa xác định dịch vụ chủ lực.

• Dùng phần lớn ngân sách cho trang trí nhưng xem nhẹ hệ thống kỹ thuật.

• Không dự phòng tiền lương và chi phí vận hành trong những tháng đầu.

• Dồn quá nhiều tiền cho lễ khai trương nhưng thiếu ngân sách marketing duy trì.

• Kỳ vọng thẩm mỹ viện sẽ có doanh thu cao ngay sau khi hoạt động.

• Không dành quỹ dự phòng cho những khoản phát sinh cần thiết.

Muốn tránh tình trạng này, kế hoạch phân bổ ngân sách mở thẩm mỹ việncần được xây dựng trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng, đặt mua thiết bị hoặc bắt đầu thi công.

Trước khi phân bổ ngân sách mở thẩm mỹ viện cần xác định điều gì?

Mô hình hoạt động

• Spa chăm sóc da.
• Thẩm mỹ viện không phẫu thuật.
• Phòng khám chuyên khoa thẩm mỹ.
• Cơ sở kết hợp spa và phòng khám.

Nhấn mạnh mỗi mô hình có yêu cầu khác nhau về diện tích, thiết bị, nhân sự và pháp lý.

Phân khúc khách hàng

• Bình dân.
• Trung cấp.
• Cao cấp.
• Luxury.

Phân khúc quyết định vị trí, phong cách thiết kế, vật liệu, thiết bị và mức đầu tư nhận diện thương hiệu.

XEM THÊM: 50+ mẫu thiết kế thẩm mỹ viện do Royal Palace thiết kế, thi công

KHÁM PHÁ: 10+ Mẫu Thiết Kế Bệnh Viện Quốc Tế hiện đại, đáng tham khảo

Dịch vụ tạo doanh thu chính

• Xác định 2–3 dịch vụ chủ lực.
• Ưu tiên diện tích và thiết bị cho dịch vụ có khả năng tạo doanh thu.
• Hạn chế đầu tư dàn trải vào các phòng hoặc máy móc chưa cần thiết.

Gợi ý tỷ lệ phân bổ ngân sách mở thẩm mỹ viện bạn có thể tham khảo

Tùy theo quy mô, phân khúc, hiện trạng mặt bằng và loại hình dịch vụ, tỷ lệ đầu tư thực tế sẽ khác nhau. Chủ đầu tư có thể tham khảo bảng sau:

Hạng mục	Tỷ lệ ngân sách tham khảo
Mặt bằng và thủ tục ban đầu	10–15%
Thiết kế và thi công	25–35%
Máy móc, thiết bị chuyên môn	20–30%
Pháp lý và hồ sơ cần thiết	3–5%
Nhân sự và đào tạo	5–8%
Nhận diện thương hiệu và marketing	8–12%
Chi phí vận hành ban đầu	8–12%
Quỹ dự phòng	10–15%

Đây là tỷ lệ tham khảo, không phải công thức cố định. Chẳng hạn, mặt bằng đã có sẵn và hiện trạng tốt có thể giảm chi phí cải tạo. Ngược lại, nhà cũ cần thay mới điện nước, điều hòa hoặc gia cố kết cấu sẽ khiến ngân sách thi công tăng lên.

Điều quan trọng nhất khi phân bổ ngân sách mở thẩm mỹ viện là phải tách riêng vốn đầu tư ban đầu, vốn vận hành và quỹ dự phòng. Không nên sử dụng tiền vận hành để nâng cấp nội thất hoặc mua thêm thiết bị ngoài kế hoạch.

Phân tích từng khoản chi tiết khi mở thẩm mỹ viện

1. Chi phí mặt bằng và cải tạo hiện trạng

Chi phí mặt bằng thường bao gồm:

• Tiền đặt cọc và tiền thuê trả trước.

• Phí môi giới nếu có.

• Chi phí tháo dỡ và vận chuyển phế thải.

• Cải tạo kết cấu, tường, sàn và trần.

• Nâng cấp điện, nước, điều hòa và thông gió.

• Bổ sung hệ thống phòng cháy chữa cháy.

• Chi phí làm mặt tiền và biển hiệu.

Sai lầm thường gặp là chọn mặt bằng chỉ vì vị trí đẹp hoặc giá thuê tốt. Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra diện tích sử dụng thực tế, kết cấu, lối đi, vị trí cầu thang, khả năng bố trí phòng chức năng và điều kiện triển khai hệ thống kỹ thuật.

Một mặt bằng có giá thuê thấp nhưng phải thay đổi quá nhiều có thể khiến tổng chi phí/ ngân sách mở thẩm mỹ viện/phòng khám cao hơn mặt bằng có giá thuê nhỉnh hơn nhưng hiện trạng rất nhiều.

2. Chi phí thiết kế và thi công thẩm mỹ viện

Thiết kế không chỉ quyết định vẻ đẹp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến công năng, trải nghiệm khách hàng, khả năng vận hành và mức độ phát sinh khi thi công.

Chi phí thiết kế thi công thẩm mỹ viện thường gồm:

• Thiết kế mặt bằng công năng.
• Thiết kế kiến trúc, nội thất và hệ thống kỹ thuật.
• Thi công phần thô, nội thất, biển hiệu và hệ thống điện nước.
• Lập bảng vật liệu và báo giá chi tiết để kiểm soát phát sinh.

Để kiểm soát chi phí, chủ đầu tư nên hoàn thiện bản vẽ, chốt vật liệu và nhận báo giá chi tiết trước khi thi công. Mọi thay đổi giữa chừng đều có thể ảnh hưởng đến tiến độ, khối lượng và ngân sách.

Có thể tối ưu những hạng mục trang trí chưa cần thiết, nhưng không nên tiết kiệm ở thiết kế công năng, điện nước, chống thấm, điều hòa, thông gió và vật liệu tại khu vực dịch vụ.

Bạn có thể tham khảo 50+ mẫu thiết kế thẩm mỹ viện tại Royal Palace, đảm bảo cân đối cho các chủ đầu tư từ thiết kế mặt bằng, thiết kế kiến trúc đến làm nội thất và hoàn thiện các hệ thống kỹ thuật khác theo tiêu chuẩn của Bộ Y Tế.

3. Chi phí máy móc và thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách mở thẩm mỹ viện

Máy móc thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách mở thẩm mỹ viện. Chủ đầu tư nên chia thiết bị thành ba nhóm:

• Thiết bị bắt buộc phải có để vận hành.

• Thiết bị trực tiếp phục vụ dịch vụ chủ lực.

• Thiết bị có thể đầu tư sau khi lượng khách ổn định.

Ngoài giá mua máy, cần tính cả chi phí vận chuyển, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo trì, vật tư tiêu hao và yêu cầu về nguồn điện, cấp thoát nước hoặc diện tích lắp đặt.

Nếu ngân sách mở thẩm mỹ viện hạn chế, có thể cân nhắc thuê, trả góp hoặc hợp tác khai thác một số thiết bị có giá trị lớn. Tuy nhiên, cần kiểm tra kỹ nguồn gốc, chất lượng, chế độ bảo hành và khả năng cung cấp vật tư thay thế.

4. Chi phí pháp lý và cấp phép hoạt động

Thông thường, pháp lý cũng chiếm 1 phần không nhỏ trong ngân sách mở thẩm mỹ viện, phòng khám. Phần lớn, pháp lý cần được xác định theo đúng mô hình và phạm vi dịch vụ dự kiến. Những dịch vụ có tính chất chuyên môn khác nhau có thể đi kèm yêu cầu khác nhau về cơ sở vật chất, nhân sự và hồ sơ.

Chủ đầu tư không nên đợi đến khi hoàn thiện công trình mới kiểm tra các điều kiện liên quan. Nếu mặt bằng hoặc công năng không phù hợp, chi phí sửa chữa có thể rất lớn và làm chậm ngày khai trương.

Lời khuyên cho chủ đầu tư đó là nên thiết kế, thi công song hành cùng pháp lý và tiêu chuẩn  Y Khoa là cách tốt nhất giúp doanh nghiệp dễ dàng được cấp phép hoạt động lâu dài và ổn định nhất. 

5. Chi phí nhân sự và đào tạo

Ngoài tiền lương, ngân sách nhân sự còn có thể gồm:

• Chi phí tuyển dụng.

• Đào tạo chuyên môn và quy trình phục vụ.

• Đồng phục.

• Phụ cấp, hoa hồng và thưởng doanh số.

• Chi phí cho giai đoạn chạy thử trước khai trương.

• Các khoản nghĩa vụ liên quan theo quy định áp dụng.

Nên chuẩn bị tối thiểu 2–3 tháng chi phí nhân sự. Thẩm mỹ viện thường chưa thể đạt công suất tối ưu ngay trong tháng đầu nên quỹ lương cần được bảo đảm độc lập với doanh thu ngắn hạn.

6. Chi phí marketing và khai trương

Marketing không chỉ diễn ra trong tuần khai trương. Chủ đầu tư cần dự toán cho cả quá trình trước và sau khi cơ sở đi vào hoạt động, gồm:

• Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu.

• Xây dựng website, fanpage và các kênh mạng xã hội.

• Chụp ảnh, quay video và sản xuất nội dung.

• Chạy quảng cáo.

• Chương trình ưu đãi và sự kiện khai trương.

• Chăm sóc khách hàng và hoạt động tái tiếp thị.

Lưu ý quan trọng trong danh mục phân bổ ngân sách mở thẩm mỹ viện đó là:

Không nên dùng toàn bộ ngân sách marketing để tổ chức một lễ khai trương hoành tráng rồi thiếu tiền quảng cáo trong những tháng tiếp theo. Khai trương tạo sự chú ý ban đầu, nhưng nội dung, quảng cáo và chất lượng dịch vụ mới quyết định lượng khách lâu dài.

7. Chi phí vận hành ban đầu khi mở thẩm mỹ viện

Đây là nhóm chi phí dễ bị bỏ quên nhất khi phân bổ ngân sách mở thẩm mỹ viện. Các khoản thường gặp gồm:

• Điện, nước, Internet.

• Phần mềm quản lý.

• Mỹ phẩm và vật tư tiêu hao.

• Giặt là, vệ sinh và bảo trì.

• Chi phí chăm sóc khách hàng.

• Chi phí hành chính, thuế và các khoản phí định kỳ.

• Chi phí xử lý sự cố trong thời gian đầu.

Nên dự phòng vốn vận hành cho ít nhất 3 tháng, thận trọng hơn có thể chuẩn bị 6 tháng. Khoản này giúp cơ sở duy trì hoạt động ngay cả khi doanh thu ban đầu chưa đạt kỳ vọng.

8. Quỹ dự phòng khi mở thẩm mỹ viện

Quỹ dự phòng nên chiếm khoảng 10–15% tổng vốn, tùy mức độ phức tạp của công trình. Khoản tiền này chỉ nên sử dụng cho phát sinh thực sự cần thiết như điều chỉnh kỹ thuật, bổ sung hạng mục an toàn hoặc xử lý vấn đề hiện trạng.

Không nên coi quỹ dự phòng là tiền để nâng cấp vật liệu, mở rộng lễ khai trương hoặc mua thêm máy ngoài danh sách. Nếu dùng sai mục đích, chủ đầu tư vẫn có thể thiếu vốn dù ban đầu đã chuẩn bị khoản dự phòng tương đối lớn.

Ví dụ phân bổ ngân sách mở thẩm mỹ viện với tổng vốn 3 tỷ đồng

Với tổng vốn giả định 3 tỷ đồng, chủ đầu tư có thể tham khảo phương án:

Hạng mục	Ngân sách dự kiến
Mặt bằng và thủ tục ban đầu	360 triệu đồng
Thiết kế và thi công	900 triệu đồng
Máy móc, thiết bị	750 triệu đồng
Pháp lý và hồ sơ	90 triệu đồng
Nhân sự và đào tạo	180 triệu đồng
Thương hiệu và marketing	270 triệu đồng
Vận hành ban đầu	210 triệu đồng
Quỹ dự phòng	240 triệu đồng
Tổng cộng	3 tỷ đồng

Con số trên chỉ mang tính minh họa. Trên thực tế, cơ cấu ngân sách cần được điều chỉnh theo diện tích, hiện trạng, mô hình dịch vụ và phân khúc khách hàng. Chủ đầu tư nên lập ít nhất ba phương án: mức đầu tư tối thiểu, mức phù hợp và mức nâng cao để dễ phù hợp với ngân sách mở thẩm mỹ viện của mình.

Những khoản có thể tối ưu ngân sách mở thẩm mỹ viện, phòng khám

Hạng mục có thể tối ưu

• Đồ trang trí chưa cần thiết.

• Máy móc chưa phục vụ dịch vụ chủ lực.

• Nội thất rời có thể bổ sung sau.

• Quy mô sự kiện khai trương.

• Vật liệu cao cấp tại khu vực ít tiếp xúc.

• Diện tích dành cho phòng ít được khai thác.

Hạng mục không nên tiết kiệm

• Thiết kế mặt bằng công năng.

• Hệ thống điện, nước, điều hòa và chống thấm.

• Hạng mục phòng cháy chữa cháy và an toàn.

• Vật liệu tại khu vực điều trị.

• Thiết bị chuyên môn trực tiếp sử dụng cho khách hàng.

• Hồ sơ pháp lý.

• Quỹ lương, vốn vận hành và quỹ dự phòng.

Tiết kiệm đúng là giảm khoản chưa cần thiết. Cắt giảm những hạng mục liên quan đến công năng, kỹ thuật, an toàn và vận hành thường chỉ giúp giảm chi phí trước mắt nhưng dễ làm tăng chi phí sửa chữa về sau.

Cách kiểm soát ngân sách mở thẩm mỹ viện, phòng khám trong quá trình triển khai

Để kế hoạch phân bổ ngân sách mở thẩm mỹ viện được thực hiện đúng, chủ đầu tư nên:

1. Lập danh sách đầy đủ các hạng mục trước khi triển khai.

2. Chia từng khoản thành mức bắt buộc, cần thiết và có thể đầu tư sau.

3. Chốt bản vẽ, vật liệu và vị trí máy móc trước khi thi công.

4. Yêu cầu báo giá ghi rõ khối lượng, thương hiệu và quy cách vật liệu.

5. Kiểm tra khối lượng hoàn thành trước mỗi đợt thanh toán.

6. Theo dõi dòng tiền theo tuần thay vì đợi đến cuối tháng.

7. Mọi khoản phát sinh phải có báo giá và xác nhận.

8. Không lấy vốn vận hành để nâng cấp nội thất.

9. Hạn chế thay đổi thiết kế trong quá trình thi công.

10. Đánh giá hiệu quả của từng khoản đầu tư dựa trên khả năng tạo doanh thu.

Royal Palace cung cấp giải pháp khảo sát, thiết kế và thi công thẩm mỹ viện trọn gói. Phương án công năng, vật liệu và dự toán được xây dựng theo diện tích, mô hình dịch vụ và mức ngân sách của từng chủ đầu tư, giúp kiểm soát chi phí ngay từ giai đoạn chuẩn bị.